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タックスニュース
2015.11.02


《コラム》マイナンバーの簡便な収集と保管方法



従業員のマイナンバーの収集・保管には

 これから従業員のマイナンバーを収集・保管するにはどうするのが良いのかと考えている企業も多いかと思います。

セミナーで聴いたり、システム会社からシステム導入の説明や勧誘を受けてみたりしても何が自社に適当か分かりにくいのが現状です。

 マイナンバーを含む特定個人情報は今までよりも厳重な取り扱いが求められ故意による漏えいには罰則が強化されています。

取り扱いには注意し、漏えいしないよう必要な手立てをしておく事は大事でしょう。


在職者の番号収集時期は

 事業所はマイナンバーを収集・保管して来年からの雇用保険や労災保険、税分野の書類に関し、届出の際に使用します。

事前に社内でマイナンバー事務を扱う人を決めておく必要があります。

 在職者の番号の合理的な収集時期は年末調整の前の扶養控除等申告書を各人に配った時に番号を記載してもらい、マイナンバーの通知書写しを添付して、会社が確認をするのが良いでしょう。

収集方法は直接かメールでは別便パスワード付きで送付、簡易書留で送付等によって集め、会社はナンバーを記録すれば写しは保管してもシュレッダー等で廃棄してもかまいません。


小規模事業所の収集・保管の流れの例

(1)扶養控除等申告書と個人番号の写しを提出、本人確認や番号の確認をしたらコピー等は保管しない。

(2)担当者が手書きで書面に記載して金庫や鍵付きキャビネットで保管するか、パソコンに入力して管理する時はID・パスワードを付ける。

(3)提出書類に番号を書く必要があった時には金庫から取り出し、番号を転記、番号は元の金庫にすぐしまう。

(4)手続や届出書の控えは、法定保存期間を過ぎたら廃棄する。

(5)退職者の書類の番号部分はマスキングしておいて法定保存期限が来たら廃棄する。

 小規模な事業所では紙ベースでの記録保管が便利です。

社員への使用目的説明義務、番号利用記録の記載もでき、バインダーにとじて保管ができる用紙が出ています。

システム利用をためらっている場合や費用をかけたくない場合であれば簡単に始められるので、まず行ってみる事で悩みも軽減されるでしょう。


記事提供:ゆりかご倶楽部




11月2日朝時点での新着情報は、以下の通りです。

国税庁ホームページ掲載日:平成27年10月30日

●国際課税原則の帰属主義への見直しに係る改正のあらまし(平成27年10月)を掲載しました
●「ジュニアNISA(未成年者口座内の少額上場株式等に係る配当所得及び譲渡所得等の非課税措置)が始まります(平成27年10月)」を掲載しました(PDF/1,757KB)
●「NISA(非課税口座内の少額上場株式等に係る配当所得及び譲渡所得等の非課税措置)の拡充等(平成27年10月)」を掲載しました(PDF/1,757KB)
●国税広報参考資料(平成28年1月広報用)を掲載しました
●事前の情報提供分(法定調書関係)に給与所得の源泉徴収票、退職所得の源泉徴収票及び公的年金等の源泉徴収票の確定様式を掲載しました。
●源泉徴収事務・法定調書作成事務における社会保障・税番号制度の概要(マイナンバーが始まります)を掲載しました。
●国税分野における社会保障・税番号制度に伴う各種様式の変更点(PDF/4,491KB)を更新しました。
●酒類の表示の基準における重要基準を定める件の一部を改正する件(平成27年国税庁告示第21号)(PDF/62KB)
●酒類における有機等の表示基準を定める件の一部を改正する件(平成27年国税庁告示第20号)
●酒類の地理的表示に関する表示基準を定める件(国税庁告示第19号)(PDF/148KB)
●果実酒等の製法品質表示基準を定める件(国税庁告示第18号)(PDF/133KB)
●「平成27年分 年末調整がよくわかるページ」を開設しました
●「酒類の地理的表示に関する表示基準の取扱いについて(法令解釈通達)」(案)に対する意見募集の結果について(e-Govへリンク)
●「酒税法及び酒類行政関係法令等解釈通達の一部改正について」(案)(果実酒等の製法品質表示基準の取扱い)に対する意見募集の結果について(e-Govへリンク)
●「果実酒等の製法品質表示基準(案)の制定」に対する意見募集の結果について(e-Govへリンク)
●「酒類の表示の基準における重要基準」の一部改正(案)に対する意見募集の結果について(e-Govへリンク)
●「地理的表示基準に関する表示基準」の全部改正に対する意見募集の結果について(e-Govへリンク)

●酒類の地理的表示に関する表示基準の取り扱いについて(法令解釈通達)(PDF/336KB)
●酒税法及び酒類行政関係法令等解釈通達の一部改正について(法令解釈通達)(PDF/286KB)



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