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タックスニュース
2013.10.21


【時事解説】社内に眠っている営業データの活用を



 中小企業の経営者の方々がよく「社内にある営業データや人脈などが一目でわかるようになれば、どれだけ営業開拓が進むか」という言葉を口にします。

確かに毎日営業で回っている社員の持つ名刺や人脈が機能的、有機的に活用できればどれだけ、営業が進むか計り知れません。

 そこで、会社によっては社員の名刺を回収して一元管理してみたり、業務管理ソフトを利用して情報の一元化を計ったりしていますが、なかなかうまくいっているという成功事例にお目にかかりません。

その理由として、社員がはなから「社員全体に社内情報の一元化なんか図れっこない」と情報活用の意識が欠けていること。
また情報を収集する維持管理にコストがかかり、その成果が数字に現れにくいといったことがあげられます。

 しかし、最近になってデータを死蔵させないですませる、社内営業データや人脈の効率的な活用ができるサービス、特に名刺・営業活動の一覧性をクラウド利用する方法など充実してきました。

 徳島県ではSansan株式会社のクラウド名刺管理「Sansan」の導入を発表しました。
県庁内で眠っている人脈を有効活用することで、県民へのサービス強化を図る目的です。

 今まで、職員の人事異動ごとに人脈の継続がスムーズにいかない点や名刺が個人個人の管理になっていて、事務効率の悪さが問題になっていました。

今後は、交渉の経緯などが一目で分かる名刺交換の記録やコンタクト履歴、名刺交換した相手の企業情報や人事情報が入手できるニュース機能など、営業の強化が図れる予定です。

 名刺管理のソフトには大きく分けて2つあります。スキャナーで名刺を読み込むところは同じなのですが、そこからテキスト化されたデータのチェックと修正を自分で行うか、外注に任せるかの方法です。

 今まで多かったのは、社内で統一した業務ソフトを用いて名刺管理をする方法です。
この方法ですと、コストはあまりかからないのですが、個人の意識にまかされるところが多く、集められたデータも十分に活用されにくい点が難点としてあげられます。

また日々の情報のメンテナンス(相手の部署が変わったとか、組織が変更になったなど)もできませんでした。

 そこで最近話題になっているのが、スキャナーで読みこませる作業は同じなのですが、データのチェック・修正・メンテナンスを外部の専門オペレーターに任せる方法です。

コストは発生するけれど、商談履歴や案件情報の管理などを行うことも可能で、営業ツールの一環として活用し、収益アップを実現している企業もでてきています。

 人脈情報は、一日たてば古いものになります。
日々の情報メンテナンスを外部に任せることで、常に最新の情報に全社員が接することができるのも強みです。
一度検討してみてはいかがでしょうか。


(記事提供者:(株)税務研究会 税研情報センター)



記事提供 ゆりかご倶楽部





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